Acompte, situations, solde : se faire payer un chantier en plusieurs fois

Pourquoi un acompte

Le matériel s'achète avant le premier jour de chantier. Sur la toiture de 90 m² de notre page couvreurs, la tôle seule représente 990 000 XPF HT : sans acompte, c'est votre trésorerie qui la porte jusqu'à la dernière facture.

L'acompte fixe aussi la décision du client. Un devis signé avec un premier versement se planifie ; un accord de principe se reporte.

Combien demander, et quand

Il n'existe pas de pourcentage unique. Trois repères :

• 30 % à la signature pour un chantier court, d'une ou deux semaines, quand le matériel reste modeste ;
• 40 / 30 / 30 pour un chantier de plusieurs semaines : 40 % à la signature, 30 % à mi-chantier, le solde à la fin. Les cinq devis d'un même peintre que nous avons étudiés suivaient tous ce découpage ;
• 50 % à la commande quand le matériel est fabriqué ou commandé pour le client : menuiseries alu, portail, climatiseurs, tôles à la longueur.

Une règle tient dans tous les cas : l'acompte couvre au moins ce que vous achetez avant de commencer.

Écrire l'échéancier sur le devis

Chaque étape porte un pourcentage et un déclencheur que le client comprend sans vous appeler : « à la signature », « quatre semaines après la signature », « à l'avancement des travaux », « solde à la fin des travaux ». Les montants se calculent sur le TTC.

Le franc n'a pas de centimes : chaque part s'arrondit, et le solde prend ce qui reste pour que la somme tombe juste. Sur les cinq devis du même peintre, trois soldes calculés à la main dépassaient ou manquaient le total d'un franc.

Ajoutez le délai des travaux, en semaines : le client sait quand arrivera la demande de situation.

Une facture par étape

Chaque versement demandé a sa facture, émise au moment où il est dû :

• la facture d'acompte, une fois le devis signé ;
• une facture de situation à chaque étape d'avancement, qui indique la part du chantier facturée ;
• la facture de solde à la fin, qui reprend le total du devis et déduit tout ce qui a déjà été facturé.

Chaque facture prend un numéro à la suite des précédentes et ne se modifie plus une fois émise. Une erreur se corrige par un avoir, puis par une nouvelle facture : la numérotation reste continue, et votre comptable s'y retrouve.

Suivre ce qui est payé

Notez chaque versement le jour où il arrive, avec son mode : virement, chèque ou espèces. Un client qui règle une situation en deux fois laisse un reste dû ; c'est ce montant, pas celui de la facture, qui compte pour la relance. Pour les espèces, remettez un reçu.

Deux pourcentages résument un chantier : ce qui est facturé et ce qui est encaissé. « Facturé à 70 %, acquitté à 40 % » dit tout de suite où relancer.

Quand l'échéance passe

Une facture porte sa date de paiement attendue. Le lendemain de cette date, un message court suffit le plus souvent : la référence, le montant, l'échéance et le moyen de payer, sans reproche.

Sans réponse sous une semaine, appelez. Ne lancez pas l'étape suivante tant que la situation précédente n'est pas réglée : l'écart reste petit. Si rien ne bouge après deux relances, une lettre recommandée et l'avis d'un professionnel du droit prennent le relais.